Clarifier les objectifs des tableaux de bord
Toute entreprise doit posséder un système d'informations destiné à permettre le pilotage de chaque département ou service et de l’ensemble de l’activité. Il conviendra donc de créer un tableau de bord pour chaque cadre responsable d’un secteur (études, fabrication, montage), d’une activité ou d’un projet (cf. Gestion par affaire, Action 1) et un tableau de bord synthétique pour la direction générale.
Un tableau de bord n’est pas seulement un résumé d’informations comptables qui par nature sont des données historiques, souvent à périodicité mensuelle, ce qui est insuffisant pour le pilotage opérationnel de l’activité.
Les tableaux de bord ont un objectif prospectif qui doivent montrer les dérives, les tendances et les risques ; ils doivent permettre de prendre rapidement les décisions correctives pour anticiper les problèmes. Les représentations graphiques mettent en évidence les difficultés rencontrées et les problèmes potentiels.
La périodicité de mise à jour d’un tableau de bord varie selon le niveau de l’entité dont on veut piloter l’activité.
Au niveau opérationnel (ateliers, chantiers), la périodicité doit être très courte : un suivi à la journée permet d’identifier immédiatement les difficultés rencontrées sur le terrain. Le tableau de bord contient uniquement des indicateurs physiques (volume de production réalisé, nombre de rebuts, …) et les résultats de la veille doivent être commentés à chaque prise de poste.
Au niveau des départements ou services (Études, Production, Commercial), la périodicité hebdomadaire est généralement la plus adaptée. Bâtis à partir des données collectées sur les tableaux de bord de niveau opérationnel, ces tableaux de bord doivent contenir des indicateurs physiques synthétiques (heures de production / montage réalisées, heures de retard, …) mais aussi des synthèses valorisées. Ces tableaux de bord doivent être commentés lors des comités de direction.
Au niveau de la direction générale, la périodicité peut être mensuelle car en phase avec les clôtures comptables. Ce tableau de bord de synthèse doit faire apparaître les grandes tendances sur l’évolution de l’activité. Ils doivent aussi contenir des indicateurs physiques (volume de production/ montage réalisé, retards, montant des stocks et des en-cours, …).
Rendre les tableaux de bord efficaces
La constitution des tableaux de bord est une décision qui a une influence déterminante sur le mode de direction de l’entreprise. On trouvera ci-dessous une liste de questions et de propositions permettant d'améliorer l'efficacité de ces outils.
Valider le contenu du tableau de bord
Un tableau de bord doit comporter trois (et seulement trois) types d'informations concernant :
- les objectifs à atteindre, ainsi que les résultats actuels se rapportant à ces objectifs,
- les leviers d'action, c'est-à-dire les points importants du fonctionnement de l'entreprise qui vont nous permettre d'atteindre ces objectifs,
- le déroulement des plans d'action.
Il faut donc se poser les questions suivantes :
- Toutes les informations présentes dans le tableau de bord concernent-elles soit des résultats, soit des leviers d'action, soit des plans d'action ?
- Y a-t-il un type d'informations (résultats, leviers d'action, plans d'action) totalement absent du tableau de bord ?
- Le responsable a-t-il des sujets de préoccupation importants et récurrents qui ne sont pas évoqués dans le tableau de bord ?
- Existe-t-il des rubriques que le responsable ne regarde jamais ?
2 / Vérifier que les indicateurs "informent"
Les indicateurs sont les instruments qui permettent de chiffrer les informations du tableau de bord (par exemple, taux d'absentéisme, chiffre d'affaires, nombre de commandes, délai de livraison, ...). Ces indicateurs doivent posséder un certain nombre de qualités. On se posera utilement les questions suivantes :
- L'information donnée par les indicateurs peut-elle être immédiatement exploitée ou doit-elle être complétée par d'autres recherches ? Si c'est le cas, cela signifie que le tableau de bord est trop sommaire, trop synthétique.
- Y a-t-il des risques liés à l'interprétation de certains indicateurs (par exemple utilisation abusive de ratios, indicateurs biaisés ou non fidèles, ...) ?
3/ Vérifier les référentiels des indicateurs
- Tous les indicateurs ont-ils une référence, c'est-à-dire une norme qui permet de savoir immédiatement si le chiffre obtenu est satisfaisant ou non ?
- Quelle est la nature de cette référence (historique, objectif négocié, comparaison externe ou interne) ? A chaque fois que c'est possible, on préférera les référentiels externes. Le référentiel historique, s'il est satisfaisant pour évaluer des phénomènes saisonniers, reste très pauvre dans une perspective d'amélioration.
4/ Vérifier que le tableau de bord peut être utilisé comme un outil de communication
La production d'informations en elle-même a peu d'intérêt. Pour être efficace, elle doit permettre aux membres de l'entreprise de communiquer, de se construire un langage commun, et être accompagnée d'un véritable processus de management, destiné à responsabiliser les acteurs et à transformer l'information en action. Pour vérifier ces points, il est utile de se poser les questions suivantes :
- La façon de calculer les indicateurs est-elle définie sur ou en annexe du document ?
- Les résultats sont-ils accompagnés de commentaires rédigés par les responsables des différents domaines d'activité ? De tels commentaires permettent une meilleure compréhension de ce qui s'est passé et facilitent l'analyse des causes des problèmes.
- Quelle est la lisibilité graphique du document (que des tableaux de chiffres ou aussi des courbes, des camemberts, l'utilisation de couleurs ...) ?
L'édition du tableau de bord donne-t-elle lieu à des réunions d'information et à des discussions formalisées ? Celles-ci sont-elles suivies de la mise au point de plans d'action dont le déroulement sera à son tour mis sous contrôle
Mise à jour le Mercredi, 28 Mars 2012 09:19